REGES ONLINE - LE NOUVEAU REGISTRE DES SALARIES

Les employeurs roumains disposent, à compter du 31 mars 2025, d’un délai de six mois pour s’enregistrer dans le nouveau Registre général des salariés (REGES ONLINE) et pour compléter, avec des informations supplémentaires les données enregistrées dans l’ancien registre REVISAL, conformément à la décision du gouvernement n° 295/2025, publiée au Journal Officiel n° 297/2025.

Dans un délai de 30 jours, un arrêté va également préciser certains aspects techniques relatifs à l’accès et à l’utilisation de la plateforme REGES.

Délai limite pour l’enregistrement et la mise à jour des données

Dans un délai de six mois à compter de la date de l’entrée en vigueur de la décision, les employeurs sont tenus de compléter et de transmettre au registre tous les éléments des contrats individuels de travail qui ne figurent pas dans le système informatique REVISAL, utilisé jusqu’à la mise en place de cette nouvelle plateforme de gestion des salariés. Le non-respect de cette obligation constitue une contravention et est sanctionné par une amende comprise entre 5 000 et 10 000 lei.

Le défaut d’enregistrement de l’employeur au REGES constitue également une contravention, passible d’une amende entre 15 000 et 20 000 lei.

Complétion et mise à jour des données dans le REGES

Conformément au Code du travail, les employeurs sont tenus de compléter et de transmettre les informations relatives aux contrats de travail dans le registre au plus tard la veille de la prise de fonction du premier salarié.

Le REGES peut être complété en interne, par des personnes désignées par décision écrite ou par un prestataire. Au cas où l’employeur fait appel à un prestataire externe, il est tenu d’inscrire dans le REGES les données relatives à ce prestataire ainsi que le contrat de prestation de services, dans un délai de trois jours ouvrables suivant la conclusion ou la cessation du contrat. Le non-respect de cette obligation constitue une contravention, passible d’une amende de 3 000 à 6 000 lei.

Les principales modifications introduites par la décision gouvernementale n° 295/2025

Le REGES devient une plateforme en ligne accessible aux employeurs, aux autorités et, à terme, aux salariés.

Le nouveau système impose la déclaration d’informations supplémentaires, tels que :

• pour les personnes en situation de handicap : le degré et le type de handicap, ainsi que la durée du certificat d’invalidité (toute modification doit être enregistrée dans un délai de trois jours ouvrables) ;
• le lieu de travail : fixe ou mobile ;
• le temps de travail : la répartition du temps de travail pour tous les contrats et non plus uniquement pour les contrats à temps partiel, comme c’était le cas auparavant ;
• la date du transfert et les informations d’identification de l’employeur bénéficiaire du transfert, dans les conditions des lois (y compris les cas de transferts d’entreprise qui n’étaient pas réglementés auparavant). Ces informations doivent être transmises dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date du transfert ;
• suspension du contrat individuel de travail (CIT) : l’employeur doit déclarer la période, les causes et la date de reprise de suspension, y compris pour les congés maladie (auparavant exclus de cette obligation). Les congés maladie doivent être enregistrés dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la date de réception du certificat médical par l’employeur ;
• détachement sur le territoire de la Roumanie : toute modification survenant au cours de la période de détachement doit être déclarée par l’employeur chez lequel le salarié est détaché.

Le délai de 20 jours ouvrables pour la déclaration des modifications salariales est maintenu.

Toute saisie incorrecte ou incomplète des informations dans le REGES constitue une contravention et est passible d’une amende de 3 000 à 6 000 lei. L’employeur est tenu de corriger immédiatement toute erreur dès qu’il en a connaissance.

La non-transmission au REGES des informations relatives à un détachement ou une suspension de contrat, y compris les congés maladie, constitue une contravention, passible d’une amende de 3 000 à 5 000 lei par situation de détachement ou de suspension non déclarée. La non-transmission dans les délais légaux des modifications des éléments obligatoires dans le REGES est sanctionnée par une amende de 5 000 à 8 000 lei.

Dossier du personnel

Est maintenue l’obligation pour les employeurs de constituer un dossier pour chaque salarié engagé par un contrat individuel de travail, de le conserver en bon état au siège de l’entreprise ou, le cas échéant, au siège secondaire et de le présenter aux inspecteurs du travail sur leur demande.

Si les parties (l’employeur et le salarié) ont choisi d’utiliser une signature électronique avancée ou une signature électronique qualifiée lors de la conclusion, la modification, la suspension ou la cessation du contrat de travail, les employeurs sont tenus de constituer un dossier du personnel sous format électronique, dans le respect des dispositions légales sur l’archivage des documents électroniques.

Ce dossier devra être mis à la disposition des inspecteurs du travail, sur leur demande.

Le dossier personnel du salarié comprend au moins les documents suivants :

• les documents requis pour l’embauche
• le contrat individuel de travail, les avenants et tout autre document relatif à la modification, la suspension et la cessation du contrat de travail
• les diplômes et certificats de qualification
• tout autre document attestant de la légalité et de l’exactitude des informations introduites dans le registre du personnel (REGES).

À la demande écrite d’un salarié ou d’un ancien salarié, l’employeur est tenu de lui remettre des copies des documents figurant dans son dossier personnel, dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de la date de la demande.

De plus, lors de la cessation de son activité, l’employeur doit délivrer au salarié l’attestation de l’activité exercée, la durée d’emploi, le salaire perçu, l’ancienneté dans l’emploi et dans la spécialité, ainsi qu’un extrait du Registre, certifié par signature, dans les conditions des lois.

Le non-respect des obligations concernant le dossier du personnel et la délivrance des documents susmentionnées est passible d’une amende de 3 000 à 5 000 lei.

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Le principal avantage de la nouvelle disposition législative réside dans le fait que, pour les contrats de travail dont les salaires ont été payés et qui ont été déclarés dans les délais légaux auprès de l’Agence nationale d’administration fiscale, le retard de transmission au REGES est sanctionné (seulement) par une amende de 3 000 à 5 000 lei par salarié non enregistré. Ce retard n’est plus assimilé à du travail dissimulé, évitant ainsi la sanction de 20 000 lei par cas, maximum 200 000 lei.