Dernière mise à jour: 12 mars 2019
Les citoyens européens vivant ou travaillant dans un autre Etat membre bénéficient d’un système de dispense de la légalisation de certains actes ou des formalités simplifiés auprès des autorités locales, comme suite à l’entrée en vigueur le 16 février 2019 du Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement Européen et du Conseil du 6 juillet 2016, dont la mise en application est immédiate et obligatoire pour tous les pays de l’Union.
En effet, les dispositions du Règlement européen visent à favoriser la libre circulation des citoyens par la simplification des conditions de présentation de certains documents publics (documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire d'un État membre, documents administratifs, actes notariés, déclarations officielles, etc.) dans l'Union européenne.
Selon un communiqué de la Commission Européenne, les nouvelles règles profiteront à environ 17 millions de citoyens de l’UE qui s'installent ou vivent dans un autre pays de l'Union et qui étaient jusqu’à maintenant tenus d’obtenir un timbre pour prouver l'authenticité de leurs documents publics (tels que un certificat de naissance, de mariage ou de décès). Au titre de ces nouvelles règles, les citoyens ne seront plus non plus tenus de fournir une traduction assermentée/officielle de leur documents publics dans de nombreux cas.
CHAMP D’APPLICATION
Le règlement s'applique aux documents publics délivrés par les autorités d'un État membre conformément au droit national de cet État et qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre et dont la finalité première est d'établir un ou plusieurs des faits suivants:
- la naissance, le fait d'être en vie (certificats de vie) ou le décès
- le nom, le mariage, y compris la capacité en vue du mariage et la situation matrimoniale
- le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage
- le pacs enregistré, y compris la capacité de conclure un pacs et le statut de pacsé
- la dissolution du pacs, la séparation de corps ou l'annulation d'un pacs
- la filiation, l'adoption
- le domicile et/ou la résidence
- la nationalité
- l'absence de casier judiciaire
Le règlement s'applique également aux documents publics que des citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants peuvent être tenus de présenter, lorsqu'ils souhaitent par exemple exercer leur droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales dans leur État membre de résidence.
A cet effet, le Règlement introduit des formulaires types multilingues comme aide à la traduction de documents publics pour ce qui concerne: la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le pacs, y compris la capacité de conclure un pacs enregistré et le statut de pacsé, le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire. Les formulaires sont disponibles ici.
A noter que le Règlement ne s’applique pas aux documents publics délivrés par les autorités d’un pays tiers, ni aux copies certifiées conformes des documents publics délivrés par les autorités d’un pays tiers, établies par les autorités d’un Etat membre.
Le Règlement ne s'applique pas non plus pour la reconnaissance dans un État membre d'effets juridiques attachés au contenu de documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre.
SIMPLIFICATION DES FORMALITES
Les citoyens européens n’auront donc plus l’obligation de s’adresser aux ambassades ou consulats Roumains par exemple pour inscrire leurs certificats d’état civil afin de se faire reconnaître par les autorités roumaines, pour qu’elles produisent des effets juridiques.
Les nouvelles règles mettent fin à un certain nombre de procédures bureaucratiques, notamment:
- les documents publics (concernant, par exemple, la naissance, le mariage ou l'absence de casier judiciaire) délivrés dans un pays de l'UE ne devront plus être revêtus d'un timbre d'authentification pour être acceptés comme authentiques par les autorités d'un autre État membre;
- l'obligation pour les citoyens de produire dans tous les cas une copie et une traduction certifiées conformes de leurs documents publics; pour éviter de devoir faire traduire leurs documents publics, les citoyens peuvent également demander, comme aide à la traduction, un formulaire type multilingue, dont il existe une version dans chaque langue de l'UE, disponible ici;
- le règlement instaure des garde-fous contre la fraude: si une autorité destinataire a des doutes raisonnables quant à l'authenticité d'un document public, elle pourra le vérifier auprès de l'autorité de délivrance de l'autre pays de l'Union en passant par une plateforme informatique déjà en place, le système d'information du marché intérieur («IMI»).
A noter aussi que les documents publics délivrés par les autorités de pays tiers n'entrent pas dans le champ d'application du présent Règlement.
De plus, les accords et arrangements en matière de légalisation ou de formalités similaires pour des documents publics relatifs à des questions relevant du présent règlement qui sont délivrés par les autorités d'États membres ou de pays tiers et qui sont destinés à être utilisés dans les relations entre les États membres et les pays tiers concernés ne peuvent pas affecter l'application du présent règlement.