DROIT DES SOCIETES : ASSEMBLEES GENERALES ET CONSEILS D’ADMINISTRATION A DISTANCE

En période de Covid-19, les sociétés ont eu du mal à réunir leurs actionnaires / associés physiquement, pour tenir les Assemblées annuelles et remplir ainsi leurs obligations légales. Et quant à des réunions à distance, toutes les sociétés n’avaient pas cette option prévue dans leurs statuts …. Il fallait donc un texte qui autorise de telles réunions à distance. C’est désormais le cas avec l'Ordonnance d'Urgence du Gouvernement no 62/2020, publiée au Journal Officiel n° 372 du 08 mai 2020.

Principales dispositions légales

1. La convocation des assemblées générales des associés / des actionnaires

Cela peut se être faite :

• soit par les modalités antérieurement prévues par la Loi n° 31/1900 concernant les sociétés, c’est-à-dire par la publication au Journal Officiel, dans un journal de large diffusion, par lettre recommandée, etc.
• soit par tout autre moyen de communication à distance qui assure la transmission du texte, comme par exemple : lettre transmise par e-mail avec (le cas échéant) une signature électronique qualifiée / fax / tout autre moyen de communication à distance, qui assure la transmission du texte. La convocation est publiée également sur le site internet de la société, dans le cas où la société détient un site propre.

2. La communication des informations et des documents

Les informations et les documents concernant les sujets inclus sur l’ordre du jour tels que états financiers annuels, rapport du Conseil d’Administration / du Directorat et rapport du Conseil de Surveillance, rapport des censeurs, etc. sont transmis par email ou transmis aux destinataires sur demande.

3. Modalités de tenue des assemblées générales des associés / des actionnaires

Dans le contexte de l’actuelle pandémie, le texte prévoit que l’Assemblée générale pourra se tenir par correspondance / par des moyens électroniques de communication directe à distance, même si les statuts de la société ne prévoient pas ou interdisent une telle possibilité.

La convocation devra comme d’habitude contenir toutes les informations légales telles que (i) la date et l’heure de l’assemblée; (ii) les modalités de participation et de déroulement de la séance, mais aussi d’accès à la séance; (iii) le lieu où les pouvoirs de représentation doivent être transmises, ainsi que les modalités de vote.

L’assemblée générale pourra être tenue par des moyens électroniques de communication directe à distance tels que visioconférence, téléconférence par toutes applications informatiques, telles que Skype, Microsoft Teams, Zoom Meetings, etc. en respectant (si nécessaire) le caractère secret du vote et le droit d’exercer le vote par correspondance.

Les moyens électroniques de communication à distance doivent remplir les conditions techniques afin de permettre:

1. la compatibilité avec les technologies fixes ou mobiles d’accès, les plus usuelles, avec un nombre supérieur de systèmes d’opération et la connexion avec les réseaux publiques fixes ou mobiles des communications électroniques ;
   
2. l’identification des participants et leur participation effective ;
3. la transmission de manière continue et en temps réel des réunions des assemblées générales, leur enregistrement et leur archivage ;
4. la communication bidirectionnelle en même temps, afin de permettre participants de s’adresser à distance à l’assemblée générale ;
5. l’exercice du vote dans le cadre de l’assemblée générale et son enregistrement ;
6. la vérification ultérieure de la modalité selon laquelle le vote a été exercé.

4. Le vote

Les actionnaires / les associés communiquent leur vote par correspondance, selon les modalités indiquées dans la convocation: lettre recommandée / poste / courrier / lettre transmise par email, ayant incorporée, attachée ou logiquement associée la signature électronique qualifiée, afin que le vote soit reçu par la société jusqu’à la date de la tenue de la séance.

5. Le procès-verbal et la décision de l’Assemblée

Après mise au point le Procès-Verbal est signé par qui de droit …. en général le Président du Conseil d’Administration soit avec une signature olographe ou avec une signature électronique qualifiée.

6. Application de l’OUG n° 62/2020

Les dispositions de l’OUG n° 62/2020 concernant la modalité de convocation et/ou de tenue des assemblées générales par moyens de communication à distance s’appliquent également :

1. aux assemblées générales convoquées antérieurement à la date d’entrée en vigueur de la présente OUG (c’est-à-dire avant le 08 mai 2020), mais, pour lesquelles, la date de tenue de la séance a été fixée à une date ultérieure à la date d’institution de l’État d’urgence. Dans une telle situation, il faudra informer les actionnaires / associés sur les nouvelles modalités de tenue de l’assemblée et d’exercice du droit de vote, au moins 5 jours avant la date de la tenue de l’assemblée ; 
2. aux assemblées générales convoquée pendant l’État d’urgence, mais qui seront tenues après la fin de l’État d’urgence et pendant encore les 2 mois suivants ;

Le texte ne s’applique pas à sociétés cotées.

7. Réunions des organes collectifs (Conseils d’Administration, de Surveillance ….)

Comme pour les Assemblées Générales, il est possible de tenir par des moyens de communication directe à distance, les Conseils d’Administration, les Conseils de Surveillance et autres réunions du Directorat … Tout cela jusqu’à 30 jours après la fin de l’État d’urgence.

8. Délai de tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire des Actionnaires concernant l’approbation des états financiers

Le délai de tenue de l’assemblée générale ordinaire annuelle pour approuver les états financiers relatifs à l'exercice 2019 a été prolongé jusqu'au 31 Juillet 2020.

Les nouvelles mesures législatives concernant les sociétés, réglementées par l’OUG 62/2020, garantissent que tous les actionnaires / associés d'une société reçoivent un traitement égal et créent les prémisses pour exprimer les droits des actionnaires / des associés minoritaires, sans affecter les garanties de transparence des assemblées générales ou l'élaboration de la documentation par les organes d'administration et de gestion de la société en ce qui concerne les assemblées générales.