DIGITALISATION : COMMUNICATION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET SIGNATURE ELECTRONIQUE : MODE D’EMPLOI

Les restrictions imposées par l’Etat dans le contexte de la pandémie de Covid-19 ont accéléré les démarches en vue de la digitalisation de la communication des documents entre les opérateurs économiques et les autorités et institutions publiques roumaines.

Le transfert des documents par voie électronique relève cependant pas mal de défis concernant la sécurité des données, l’authenticité des actes et des signatures.

Ci-après les dernières modifications intervenues concernant le transfert par voie électronique des documents et la signature électronique.

Nouvelles dispositions légales

L’Ordonnance d’Urgence du Gouvernement n° 39/2020, publiée au Journal Officiel n° 281 du 03.04.2020 apporte des précisions sur le cadre légal de l’utilisation des documents sous forme électronique, signés par une signature électronique, émis par les autorités publiques ou selon le cas par le contribuable, respectivement un opérateur économique.
Tout document qui est signé par une signature électronique par une autorité est assimilé à un document papier comportant une signature manuscrite délivré de manière traditionnelle jusqu’à présent.
En même temps, les autorités et les institutions publiques seront obligées d’accepter de la part des opérateurs économiques des documents sous forme électronique, signés par une signature électronique.
Chaque autorité ou institution publique décidera, cependant, le type de signature électronique qu’elle acceptera pour bénéficier du service en ligne. Ces précisions devront être publiées par chacune de ces autorités et institutions publiques.
La communication des documents sera faite par l’intermédiaire du portail en ligne de chaque autorité ou, selon le cas, par courrier électronique.
Le Service des Télécommunications Spéciales (STS) fournira aux autorités et institutions publiques des services de certification qualifiée pour la signature électronique des documents délivrés. Une procédure de travail est en cours de rédaction auprès du STS, qui détaillera la manière de communiquer électroniquement avec les autorités et les institutions publiques.

La signature électronique : Qu'est-ce que c'est?

La matière légale pour l’utilisation en Roumanie de la signature électronique est représentée par la Loi n° 455/2001 relative au régime juridique de la signature électronique et des documents électroniques et par le Règlement Européen 910/2014 (alias le « Règlement eIDAS »). Ces deux textes coexistent, alors même que le Règlement Européen est d’application directe en Roumanie.

Donc, selon la Loi n° 455/2001, il y a deux types de signatures électroniques :

• La signature électronique simple

Une telle signature peut se retrouver sous différents formats, par exemple: (i) une signature à la main apposée sur un document qui est ensuite scanné et transféré par voie électronique, (ii) une case cochée sur un formulaire disponible en ligne sur un portail internet, pour agréer, par exemple de certains termes et conditions, etc.
Cette signature a cependant une force probante faible, car elle n’offre pas la possibilité d’identifier sans équivoque la personne qui signe.

• La signature électronique étendue

Le niveau de sécurité de la signature électronique étendue est supérieur à celui de la signature simple. Ce type de signature doit remplir, de manière cumulative, les conditions suivantes :

1. la possibilité de l’indentification sans équivoque du signataire
2. la création d’un lien entre les documents générés au signataire à ses données d’identification
3. la signature doit être créée par des moyens qui sont sous le contrôle du signataire (elle est réalisée directement depuis le dispositif du signataire - ordinateur, tablette)
4. la possibilité de détecter toute modification effectuée sur le document signé (les données générées sont cryptés et tout essai de modification desdites données est visible)

Par ailleurs, le Règlement eIDAS prévoit 3 types de signature électronique, à savoir :

1. La signature électronique simple - le plus faible au niveau de sécurité, qu’on retrouve d’ailleurs dans la législation roumaine ;
2. La signature électronique avancée – avec un niveau de sécurité moyen ;
3. La signature électronique qualifiée – le niveau de sécurité le plus avancé et qui est assimilé à la signature électronique étendue prévue par la Loi roumaine no 455/2001.
   

Il convient de noter que la signature électronique qualifiée a valeur de signature olographe dans les Etats de l’UE, tandis que la signature électronique avancée n’a pas une telle caractéristique.

Ceci dit, selon notre opinion, les deux types de signatures à favoriser dans les relations juridiques, qui n’impliquent pas de grands risques de contestation seront : la signature électronique simple et celle avancée. Toutefois, pour éviter toute contestation de la validité de la signature, il sera préférable d’utiliser la signature électronique qualifiée.

A noter qu’actuellement en Roumanie certaines institutions publiques, tels que le Registre du Commerce, le Fisc ou encore l’Agence Nationale pour l’Emploi, ont déjà partiellement ou totalement digitalisé leurs services, en offrant la possibilité de transmettre ou d’obtenir des certificats ou d’autres documents sous forme électronique.

Ainsi par exemple on peut demander et obtenir, de la part du Registre du Commerce des certificats et autres documents nécessaires aux sociétés dans l’activité courante, on peut faire des modifications sociétaires, par le dépôt d’un dossier entièrement électronique, par l’intermédiaire de son portail dédié. Le Registre du Commerce demande aux personnes intéressées de transmettre les documents signés par une signature électronique étendue (ou signature électronique qualifiée selon le Règlement Européen, c’est-à-dire le niveau le plus haut de sécurité).

L’Agence Nationale d’Administration Fiscale (ANAF) accepte également la signature électronique des déclarations fiscales et le dépôt de celles-ci en ligne.

La signature électronique peut être utilisée également pour le dépôt des documents nécessaires pour l’obtention du chômage technique, en conformité avec l’Ordre n° 342/2020 approuvé pour l’Agence Nationale pour l’Emploi.

Une signature électronique qualifiée (ou étendue) est aussi nécessaire en vue du dépôt du dossier pour l’obtention du Certificat de Situation d’Urgence, délivré par le Ministère de l’Economie, de l’Energie et de l’Environnement des Affaires, en vertu duquel les personnes morales peuvent bénéficier de certaines facilités fiscales et de crédits, dans le contexte de la pandémie de Covid-19.

Il existe en Roumanie bien entendu des opérateurs qui peuvent délivrer ces signatures électroniques et qui sont agrées par les autorités et dont la liste peut être trouvé sur le site internet de la Commission Européenne à l’adresse suivante https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO .

Toutefois, il convient de noter qu’on peut choisir tout opérateur autorisé au niveau de l’UE, peu importe le pays d’où il vient ; la liste est disponible sur le site de la Commission Européenne, à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/

La digitalisation de la relation entre le citoyen, la société et les autorités suit donc une trajectoire qui était attendue depuis longtemps et son impact sera d’autant plus grand lorsque toutes les autorités, y compris les autorités locales, seront en mesure d’offrir des services essentiels en ligne – délivrance des certificats d’urbanisme ou autres, par exemple.