ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS COMPTABLES

A partir du 1er janvier 2016, les documents comptables pourront être conservés non seulement sur papier mais aussi en format électronique, comme suite à l’adoption de l’Ordre du Ministre des Finances Publiques n°2634/2015 (publié dans le Journal Officiel n°910 du 9 décembre 2015) et qui entrera en vigueur le 1er janvier 2016. L’Ordre apporte aussi des précisions relatives aux conditions qui doivent être
remplies par les logiciels de comptabilité. Toutes ces modifications vous seront présentées ci-après.

CONDITIONS DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Même si la tenue électronique ainsi que l’archivage électronique des documents comptables étaient prévues dans la législation antérieure, il n’était pas clair si les documents archivés sur des supports électroniques devaient également être tenus sur papier. Par conséquent, un bon nombre d’opérateurs économique tenait les archives de leurs documents comptables sur papier.

Conformément à l’Ordre n°2634/2015 (point n°36 de l’Annexe 1), les documents comptables doivent être conservés par les opérateurs économiques dans leur archive sur papier ou sur des supports électroniques. Si les registres comptables sont tenus à l’aide des logiciels informatiques de comptabilité, les documents comptables peuvent être archivés sur des supports électroniques pour toute la durée imposée par la Loi, sous condition de pouvoir être imprimés à tout moment s’ils sont demandés par les organes de contrôle ou si les besoins de l’opérateur économique l’imposent.

Il faut noter que l’archivage des documents comptables peut aussi être confié à des sociétés spécialisées dans l’archivage des documents. Ces sociétés doivent être autorisées pour la prestation des services d’archivage.

De même, conformément à l’Ordre, les documents comptables pourront être tenus non seulement au domicile fiscal ou sièges secondaires de l’opérateur économique, mais aussi au siège social (qui peut être différent du domicile fiscal).

CONDITIONS RELATIVES AUX LOGICIELS DE COMPTABILITE

Les logiciels de comptabilité utilisés par les opérateurs économiques afin de conserver les documents comptables devront respecter certaines conditions :

• Assurer la concordance stricte des résultats des prélèvements informatiques avec les actes normatifs en vigueur


• Chaque donnée enregistrée dans la comptabilité doit être contenue dans un document comptable


• Assurer la conservation des données pour une période de temps conforme à la Loi n°82/1991 de la comptabilité


• Garantir la confidentialité et l'intangibilité des données (par des mots de passe, codes d’identification pour l’accès aux informations, assurer également un backup des programmes et des informations)


• Permettre d’imprimer les situations financières et les documents de synthèse nécessaires à la gestion opérationnelle de l’entité


• Respecter les règlementations en vigueur relatives à la sécurité des données et la fiabilité du système informatique de traitement des données