Nous recrutons Office Manager / Secrétaire Général(e)

Le Cabinet d’avocats GRUIA DUFAUT recrute un(e) Office Manager / Secrétaire Général(e) afin d’assurer la gestion administrative à 360° du Cabinet et de seconder les Associées dans les tâches liées à l’organisation, la stratégie et le développement du Cabinet.

📅 Poste à pourvoir dès que possible ;

⏰ CDI à temps plein (40h/semaine) avec horaires flexibles ;

🌟 Rémunération selon profil, motivante avec possibilités d’évolution ;

📍 Cabinet situé en centre-ville de Bucarest (28 Bd Hristo Botev, Sector 3) ;

🔀 Langues de travail : selon profil, roumain/français (80%), anglais (20%).

• Vous possédez les qualités suivantes : dynamisme, rigueur, autonomie, polyvalence, volonté d’innover, esprit d’équipe, adaptabilité, excellent relationnel 
• Vous avez des aptitudes supérieures de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, un esprit d’analyse et de synthèse et une bonne capacité à travailler en équipe 
• Vous maîtrisez les outils informatiques : pack Office, Internet 
• Vous avez une connaissance avancée du français et de l’anglais – la connaissance du roumain sera un plus
• Une formation juridique ou une première expérience auprès de professionnels du droit sera appréciée. 

Vous aurez un poste transverse avec comme objectif général de faciliter et d’améliorer la gestion administrative et le bon fonctionnement général du Cabinet.

Selon vos compétences et appétences, vous travaillerez sur des sujets tels que :

- La supervision et l’optimisation des process du Cabinet :

• Faire le lien entre les différents services du Cabinet : avocats, secrétariat, comptabilité, communication et services techniques ;
• S’assurer de l’efficacité et de la fluidité des process mis en place ;
• Centraliser les échanges avec le prestataire informatique, assurer le suivi de la résolution des problèmes ou incidents informatiques ;
• Participer à la réflexion stratégique relative à la digitalisation du Cabinet ;
• Assurer le suivi des fournisseurs et prestataires du Cabinet ;
• Organiser les déplacements des avocats.

- La communication et le marketing :

• Apporter un soutien à la responsable communication;
• Participer à la réalisation des supports de communication externe;
• Participer à l’organisation d’événements externes ;

- Le suivi financier :

• Apporter un soutien au service comptabilité,
• Suivre la facturation des dossiers et le paiement des clients/fournisseurs ;
• Préparer une synthèse mensuelle des indicateurs de gestion du Cabinet (ex. temps passés dans les dossiers, ratio temps passés/temps facturés...) et la présenter aux Associées.

- La gestion RH :

• Gérer la paie et les questions liées à la rémunération des membres du Cabinet ;
• Suivre les demandes de télétravail / congés et tenir le tableau des absences / congés ;
• Participer aux procédures de recrutement du Cabinet : rédaction des annonces, organisation des entretiens, networking...) ;
• Centraliser et suivre le programme de formation des avocats (suivi des offres, inscriptions, organisation des déplacements...) ;
• Préparer le kit d'arrivée des nouveaux stagiaires / avocats / membres du personnel (préparation des contrats ou des conventions de stage à signer, déclaration des embauches aux organisme concernés, création des adresses email et paramétrage des outils informatiques, photos officielles, mise à jour du site internet, cartes de visite, etc.)  
• Faire le lien entre les Associées et les autres membres du Cabinet sur les demandes RH ;

- La vie d’équipe au Cabinet :

• Veiller à la cohésion de l’équipe, planifier et organiser des évènements internes (ex. déjeuners d'équipe, anniversaires, journée annuelle du Cabinet, repas de Noël, fête du 8 mars, formations internes...) ;
• S’assurer du bien-être au travail, ... et bien sûr, tout autre sujet lié à l’organisation et l’activité du Cabinet qui vous intéresserait !

NOUS OFFRONS

- Un poste à temps plein en CDI ;

- Un salaire motivant et des possibilités de développement ;

- Un bureau en plein centre de Bucarest et des horaires de travail flexibles. 

Si vous possédez le profil recherché, nous vous invitons à soumettre en toute confidentialité votre lettre de présentation accompagnée de votre Curriculum Vitae.