SEMNĂTURA ELECTRONICĂ: NOI REGLEMENTĂRI LEGALE

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice a fost publicată în Monitorul Oficial din 8 iulie 2024. Noua lege vine cu modificări importante privind utilizarea diferitelor tipuri de semnături electronice și a sigiliului electronic de către autoritățile publice și de către persoanele juridice, abrogând o serie de acte normative, între care Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Legea va intra în vigoare în data de 8 octombrie 2024, fiind așteptate și alte acte normative corelative, în special normele metodologice de aplicare a legii. Actul normativ are ca scop alinierea legislației naționale la prevederile Regulamentului (UE) 910/2014 al Parlamentului și al Consiliului european din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă.

Tipuri de semnătură electronică și regimul lor juridic

Semnătura electronică poate lua diferite forme:

• Semnătura electronică simplă: asigură identificarea semnatarului și legătura dintre identitatea acestuia și actul semnat. Aceasta are cel mai redus nivel de securitate și nu este însoțită de un certificat pentru autentificarea semnăturii.
• Semnătura electronică avansată: permite identificarea semnatarului și trimite direct la acesta, prezentând un grad ridicat de încredere, semnatarul având control exclusiv asupra acesteia, orice modificare ulterioară a datelor semnăturii putând fi identificată.
• Semnătura electronică calificată: este o semnătură electronică avansată creată cu ajutorul unui dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice. Această semnătură are efecte juridice echivalente semnăturii olografe.

Toate tipurile de semnătură electronică sus-menționate produc efecte juridice și pot fi folosite ca mijloace de probă în fața instanțelor de judecată. Actul juridic electronic, semnat cu o semnătură electronică calificată sau, în cazurile prevăzute expres de lege, cu o semnătură electronică simplă sau avansată, produce aceleași efecte juridice ca același act juridic în format letric. (exceptând actele autentice).

Efectele juridice ale semnăturii electronice

A. Semnătura simplă

Documentul semnat cu semnătură electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, în oricare din următoarele cazuri:

a) în cazul actelor patrimoniale evaluabile în bani, cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie la data semnării actului;

b) înscrisul semnat cu o semnătură electronică simplă este recunoscut de cel căruia îi este opus, recunoașterea putând să rezulte și din faptul neechivoc al executării în tot sau în parte, de către cel care contestă semnătura electronică simplă, a obligațiilor care s-au născut din înscrisul în formă electronică;

c) în cazul în care ambele părți sunt profesioniști în sensul Legii nr. 287/2009 și au agreat în mod expres, printr-un înscris semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe.

B. Semnătura avansată

Documentul electronic semnat cu o semnătură electronică avansată produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat cu semnătură olografă, în oricare din următoarele cazuri:

a) actul juridic a fost semnat cu o semnătură electronică avansată creată cu un certificat pentru semnătură electronică emis de o autoritate sau o instituție publică din România sau de un prestator de servicii de încredere calificat;

b) documentul electronic este recunoscut de cel căruia îi este opus, recunoașterea putând să rezulte și din faptul neechivoc al executării în tot sau în parte, de către cel care contestă semnătura electronică avansată, a obligațiilor care s-au născut din documentul electronic;

c) părțile au agreat în mod expres, printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice avansate efectele juridice ale semnăturii olografe.

În cadrul raporturilor juridice în care cele două părți sunt profesioniști, înscrisul distinct poate fi semnat cu semnătură electronică avansată.

C. Semnătura calificată

Un document electronic semnat cu semnătură electronică calificată este asimilat unui act sub semnătură privată, în timp ce un document electronic emis de o autoritate sau instituție publică semnat cu același tip de semnătură sau care poartă un sigiliu electronic este considerat act autentic.

***

În cazul în care forma scrisă este cerută ca o condiție de validitate a unui act juridic, documentul electronic îndeplinește această condiție dacă este semnat cu o semnătură electronică calificată sau cu o semnătură electronică avansată (dacă îndeplinelște condițiile pentru a produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă).

A se nota că actele juridice în care unul dintre semnatari este un profesionist pot fi probate și fără să existe vreun înscris în formă electronică semnat. În cazul în care se încheie un înscris în formă electronică, proba acestuia poate fi făcută prin orice tip de semnătură electronică aplicată pe acesta.

Dacă legea impune încheierea unui act juridic prin înscris autentic, este necesară autentificarea potrivit dispozițiilor legale aplicabile, dispozițiile prezentei legi nefiind aplicabile în acest caz.

Certificatul pentru semnătura electronică și prestatorii de servicii de încredere

Există certificate calificate și necalificate care atestă valabilitatea și siguranța semnăturii electronice. În funcție de tipul semnăturii electronice, acestea vor conține diferite informații.

Certificatele sunt emise de prestatori de servicii de încredere calificați. Certificatul eliberat de un astfel de prestator străin este recunoscut și are aceeași valoare juridică asemenea unui certificat emis de un prestator de servicii de încredere național.

La nivel național, există o listă a prestatorilor de servicii de încredere calificate și necalificate. Fiecare prestator are obligația să țină un registru electronic (public, ce poate fi consultat online) și care cuprinde toate certificatele emise. Acest registru trebuie să conțină: (i) data și ora exactă a emiterii și expirării certificatului, precum și, după caz, data și ora exactă a suspendării / revocării certificatului, (ii) motivele suspendării / revocării.

Prestatorii de servicii sunt obligați să suspende certificatul în termen de 24 ore în anumite situații prevăzute de lege, ca de exemplu în cazul unei decizii judecătorești de suspendare a certificatului sau în cazul în care semnatarul solicită acest lucru.

Titularii certificatelor de semnătură electronică calificată sau avansată au obligația de a păstra datele de autentificare utilizate pentru folosirea securizată a semnăturii electronice și de a nu le divulga terților.

În cazul pierderii de către titularii certificatelor a datelor care au stat la baza creării semnăturii electronice, dacă aceste date au fost aduse la cunoștința unui terț neautorizat sau dacă informațiile esențiale din certificat nu mai sunt de actualitate, aceștia au obligația de a solicita revocarea certificatului în termen de 24 ore.

Valabilitatea semnăturii electronice

Perioada de valabilitate a certificatului pentru semnătura electronică avansată se stabilește de emitentul certificatului pentru o perioadă de maximum 2 ani. Autoritatea de supraveghere și reglementare în domeniu este responsabilă¹ pentru stabilirea perioadelor de valabilitate în cazul semnăturilor electronice avansate care nu se bazează pe un certificat pentru semnătură electronică, ci folosesc alte tehnologii. Face excepție certificatul pentru semnătură electronică avansată emis conform legii de către Ministerul Afacerilor Interne și înscris pe cartea electronică de identitate, care este valabil pentru o perioadă de maximum 5 ani. Valabilitatea semnăturii electronice se verifică în raport cu condițiile pe care trebuie să le îndeplinească la momentul semnării documentului electronic. Același lucru este valabil și în cazul semnăturilor electronice avansate, care se bazează sau nu pe un certificat pentru semnătură electronică. Dacă ulterior semnării documentului respectiv certificatul nu mai este valabil, acest lucru nu afectează valabilitatea semnării respectivului document.

Sisteme electronice închise

Conform legii, un sistem electronic închis este o platformă electronică utilizată de un set definit de participanți, din cadrul aceleiași entități sau stabiliți de către aceasta² .

Această platformă este utilizată pentru procedurile interne ale entității, pentru serviciile prestate de entitate clienților săi sau în orice alte scopuri similare. Entitățile pot defini sisteme electronice închise în care utilizarea semnăturii electronice se face în conformitate cu legislația în vigoare și pe baza unor reglementări proprii.

În cazul în care aceste semnături sunt utilizate în interacțiunea cu persoane fizice și juridice din exteriorul sistemului electronic închis, se aplică regimul juridic general. Documentul electronic semnat cu o semnătură electronică avansată, emis de o persoană juridică de drept privat, și utilizat într-un sistem închis produce în acel sistem închis aceleași efecte juridice ca și un înscris semnat cu o semnătură olografă. Utilizatorii unui sistem electronic închis pot agrea valoarea și efectele juridice pentru orice tip de semnătură electronică, cu condiția ca participanții să fie identificați cu un nivel de asigurare ridicat, conform prevederilor legale.

Răspundere și sancțiuni aplicabile

Încălcarea prevederilor legale atrage răspunderea disciplinară, civilă, contravențională sau penală, după caz. Folosirea fără drept a unei semnături sau a unui sigiliu electronic constituie contravenție, dacă potrivit legii nu constituie infracțiune, și se sancționează cu amendă de la 75.000 la 100.000 lei. Alterarea cu intenție sau falsificarea unei semnături electronice sau a unui sigiliu electronice se pedepsește potrivit legilor penale aplicabile.

Obligații ale autorităților și instituțiilor publice

Autoritățile și instituțiile publice au obligația de a accepta documentele electronice semnate electronic, conform prevederilor Regulamentului nr. 910/2014 și a Legii nr. 214/2024.

Nerespectarea acestei prevederi constituie contravenție. În vederea primirii documentelor electronice, autoritățile și instituțiile publice pun la dispoziție portaluri proprii sau utilizează astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți. Dacă niciuna dintre aceste două opțiuni nu este disponibilă, se va utiliza poșta electronică. Informațiile privind modalitățile de primire a documentelor electronice trebuie publicate în mediul online.

Alte acte legislative afectate de legea nr. 214/2024

În continuare, vă prezentăm unele dintre cele mai importante modificări ale unor acte normative determinate de efectele Legii nr. 214/2024:

a) Legea societăților nr. 31/1990 și OUG nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare

Potrivit noii legi, convocarea Adunărilor Generale prin mijloace electronice trebuie să conțină obligatoriu o semnătură electronică avansată sau calificată. De asemenea, transmiterea de către asociați a voturilor prin mijloace de comunicare electronică, precum și a procurilor date de asociații sau acționarii care participă la Adunările Generale prin reprezentant sunt supuse acelorași cerințe.

Vechea reglementare legală prevedea folosirea semnăturii extinse, care a fost eliminată de Legea nr. 214/2024.

În plus, în cazul situațiilor financiare anuale, rapoartelor și auditului financiar, semnătura electronică avansată va trebui însoțită de un certificat emis/eliberat de o autoritate sau de o instituție română.

Totodată, se menționează că președintele Consiliului de Administrație, administratorul cu puteri de reprezentare sau persoana împuternicită va întocmi și va semna cu semnătură olografă, electronică calificată sau avansată hotărârea Adunării Generale a acționarilor/asociaților, care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate în cadrul adunării generale.

b) OUG nr. 26/2000 privind asociațiile și fundațiile

Modificările vizează tot Adunările generale, ale căror hotărâri, dacă sunt semnate electronic, trebuie să poarte o semnătură electronică calificată sau avansată. Aceleași cerințe sunt valabile și pentru deciziile luate de un Consiliu Director, precum și pentru membrii care le semnează.

***

Observație generală: legea nr. 214/2024 elimină utilizarea vechii semnături electronice extinse, reglementată anterior prin legea nr. 455/2001. Prin urmare, toate referințele legislative la acest tip de semnătură, conținute și în alte acte legislative, au fost înlocuite de obligația de utilizare a unei semnături electronice avansate sau calificate, după caz.

Note

1. ADR - Autoritatea pentru digitalizarea României
2. Autorități publice, instituții publice sau persoane juridice private