REGES ONLINE - NOUL REGISTRU DE EVIDENȚĂ A SALARIAȚILOR

Angajatorii români au la dispoziție șase luni pentru a se înregistra în noul Registru general de evidență a salariaților (REGES ONLINE) și de a completa cu informații suplimentare evidențele ținute în vechiul registru REVISAL, conform Hotărârii de Guvern nr. 295/2025, în vigare din 31 martie 2025.

Prin Ordin al ministrului muncii, în termen de 30 de zile, urmează să se precizeze și o serie de aspecte tehnice privind accesul și utilizarea REGES.

Termenul limită pentru înregistrare și actualizarea datelor

În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025, angajatorii au obligaţia de a completa şi transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării REGES, care nu se regăsesc în sistemul informatic REVISAL folosit de angajatori până la apariția noii platforme.

Nerespectarea acestei obligații constituie contravenție şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei, la 10.000 lei.

Nerespectarea obligației de înregistrare în REGES a angajatorului constituie contravenție care se sancționează cu amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei.

Completarea și actualizarea datelor în REGES

Potrivit Codului Muncii, angajatorii au obligația de a completa şi transmite în Registru informatiile cu privire la contractele individuale de muncă (CIM) cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

Completarea REGES poate fi realizată în intern de către persoane desemnate prin decizie scrisă, fie printr-un prestator. În cazul în care angajatorul apelează la un prestator extern, este obligat să înscrie în REGES datele acestuia și contractul de prestări de servicii, în termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea contractului. Neîndeplinirea acestei obligații constituie contravenție și se sancționează cu amendă între 3.000 lei și 6.000 de lei.

Principalele modificări aduse de HG nr. 295/2025

REGES devine o platformă oline accesibilă angajatorilor, autorităților și, în viitor, salariaților. Noul sistem impune raportarea unor informații suplimentare, precum:

• pentru persoanele cu dizabilități: gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare (orice modificare se înregistrează în termen de 3 zile lucrătoare);
• locul de muncă: fix sau mobil;
• timpul de muncă: repartizarea pentru toate contractele de muncă, nu doar pentru cele cu timp parțial, cum era anterior;
• data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condițiile legii (incluzând astfel și situațiile de transfer de întreprindere nereglementate anterior); aceste date se transmit în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;
• suspendarea CIM: perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării, inclusiv concediile medicale (anterior exceptate); concediile medicale vor fi înregistrate în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical;
• detașarea pe teritoriul României: modificările intervenite pe durata detașării se declară de către angajatorul la care a fost detașat salariatul.

Se menține termenul de 20 de zile lucrătoare pentru declararea modificărilor privind salariul.

Completarea Registrului cu date eronate sau incomplete constituie contravenție şi se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei, angajatorul având obligația să corecteze de îndată eventualele erori constatate, la data la care le-a constatat.

Se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei netransmiterea în REGES a elementelor privind detașarea, precum și a cazurilor de suspendare pentru fiecare situație de detașare/ suspendare, deci inclusiv în ceea ce privește concediile medicale.

Se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei netransmiterea în termenul legal a modificărilor la elementele prevăzute în REGES.

Dosarul de personal

Se menține obligația angajatorilor de a întocmi un dosar pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediul societatii sau, după caz, la sediul secundar, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Daca părțile (angajatorul și salariatul) au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, angajatorii au obligația de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziția inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente:

• actele necesare angajării
• contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă
• acte de studii/certificate de calificare
• orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în REGES.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să  elibereze copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

De asemenea, la încetarea activității salariatului, angajatorul are obligația să îi elibereze o Adeverință care să ateste activitatea desfășurată, durata activității, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din Registru, certificat prin semnătură, în condițiile legii.

Nerespectarea obligațiilor privind dosarul de personal si eliberarea documentelor mai sus menționate se sancționează cu amenda de la 3.000 lei la 5.000 lei.

***

Principalul beneficiu al noului text legislativ este că, pentru contractele de muncă pentru care au fost plătite salariile și care au fost declarate în termenul legal la Agenția Națională de Administrare Fiscală, netransmiterea acestora în termen în REGES va fi sancționată cu o amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată în registru. Astfel, această faptă nu va mai fi considerată drept muncă la negru, iar sancțiunea corespunzătoare (20.000 lei per caz, cu un plafon maxim de 200.000 lei) nu va mai fi aplicabilă.