Ultima actualizare: 17 mai 2021
Pandemia de COVID-19 a accelerat transformarea digitală în mai multe domenii, inclusiv în sfera relațiilor de muncă. În acest context, normele legale aplicabile pentru telemuncă sau utilizarea semnăturii electronice pe documentele ce reglementează relațiile de muncă au fost recent modificate prin Ordonanța de Urgență a Guvernului nr.36 și respectiv OUG nr.37, publicate la data de 6 mai 2021 în Monitorul Oficial.
Mai jos sintetizate principalele noutăți aduse de aceste două acte normative:
Modificarea Legii 81/2018 privind telemunca
Ordonanța de Urgență a Guvernului nr.36/2021 modifică Legea nr. 81/2018 privind telemunca în anumite aspecte importante:
- Consacră o nouă definiție pentru telemuncă, astfel, telemunca este forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor; Textul legal elimină, de asemenea, vechea condiție pentru prestarea activității de telemuncă, ca angajatul să își desfășoare activitatea cel puțin o zi pe lună în alt loc de muncă decât cel organizat de angajator. De exemplu, de acum un salariat poate să lucreze în regim de telemuncă chiar și 5 ore pe lună, lucru care nu era posibil până acum ;
- Angajatorul nu mai este obligat să precizeze în contractul de muncă/actul adițional la contractul de muncă locul/locurile unde își desfășoară activitatea telesalariatul. Astfel, salariatul care prestează o activitate în regim de telemuncă poate decide să lucreze din orice loc, iar dacă își schimbă locul nu mai este necesară încheierea unui nou act adțional la contractul de muncă;
- A fost eliminată obligația angajatorului de a emite informații și instrucțiuni specifice în domeniul securității și sănătății în muncă referitoare la locul de muncă ales al salariatului ;
- Angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului în principal prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor, în condițiile stabilite prin contractul individual de muncă, regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, în condițiile legii.
Utilizarea semnăturii electronice în relațiile de muncă
Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 36/2021 prevede de acum posibilitatea utilizării semnăturii electronice, în anumite condiții, în relațiile de muncă, astfel :
- Părțile (angajator și salariat) pot să aleagă să folosească semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract și altor documente emise în executarea contractului individual de muncă ;
- Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat, la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz.
Noțiunile de ”semnătură electronică avansată” și de ”semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică avansată sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului” sunt cele definite de Regulamentul UE nr. 910/2014.
- Angajatorul poate alege să utilizeze acest tip de semnătură pentru încheierea oricărui înscris/document din domeniul relațiilor de muncă care rezultă din încheierea contractului individual de muncă, sau emise în executarea sau încetarea contractului de muncă, în condițiile stipulate în Regulamentul intern al companiei și/sau Contractul colectiv de muncă aplicabil potrivit legii.
- Forma scrisă a documentelor cerute de Codul muncii se consideră a fi îndeplinită inclusiv pentru înscrisul realizat în formă electronică și care este semnat cu o semnătură electronică avansată sau o semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică avansată sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, conform legii ;
- Angajatorul are obligația să aplice dispozițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică ;
- Angajatorul poate folosi semnăturile sus-menționate inclusiv în raporturile / interacțiunile cu instituțiile publice, pentru redactarea de documente din domeniul relațiilor de muncă / securității și sănătății în muncă ;
- Angajatorul trebuie să informeze, în baza art. 17 din Codul muncii, persoana selectată pentru angajare în legătură cu procedurile care prevăd folosirea semnăturii electronice avansate sau a semnăturii calificate, însoțită de marca temporală electronică avansată sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului ; aceste proceduri sunt o parte obligatorie a contractului individual de muncă.
OUG nr. 36/2021 prevede, de asemenea, posibilitatea pentru angajator de a întocmi în formă electronică documentul care face dovada instruirii în securității și sănătății în muncă, conform art. 20 din Legea 319/2016, dacă o astfel de modalitate este prevăzută de Regulamentul intern al angajatoului.
Angajatorul poate suporta cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă.
Facilități pentru microîntreprinderi
OUG nr. 37/2021 o serie de măsuri menite să reducă birocrația pentru angajatorii microîntreprinderilor, astfel cum sunt definite de Legea nr. 346/2004 (de amintit că este considerată microîntreprindere compania care are până la 9 angajați și care realizează o cifră de afaceri sau care deține active totale de maximum 2.000.000 euro echivalentul în lei).
- Fișa postului nu mai este un element obligatoriu al contractului individual de muncă: Angajatorul poate astfel să comunice salariatului atribuțiile pe care le are doar pe cale orală. Totuși, la cererea salariatului, angajatorul are obligația de a îi comunica în scris fișa a postului ;
- Eliminarea obligației de a întocmi un Regulament intern
Atragem totuși atenția asupra faptului că, în lipsa unui regulament intern, angajatorul riscă să se găsească în situația de a nu putea concedia un salariat pentru abateri disciplinare grave sau pentru necorespundere profesională, în condițiile în care procedurile aplicabile în aceste cazuri ar trebui prevăzute în acest regulament intern.
- Evidența orelor de muncă prestate zilnic este ținută de angajator pentru salariații mobili, salariații care desfășoară muncă la domiciliu și salariații microîntreprinderilor, în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia.