DIGITALIZAREA : COMUNICAREA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR ȘI SEMNATURA ELECTRONICĂ

Restricțiile impuse de autorități în contextul pandemiei de Covid-19 au accelerat demersurile privind comunicarea electronică a documentelor între operatorii economici și autoritățile și instituțiile publice.

Comunicarea documentelor pe cale electronică ridică, totuși, o serie de probleme din punctul de vedere al securității datelor, dar și al autenticității actelor și semnăturilor.

În cele ce urmează vă prezentăm informații cu privire la ultimele modificări intervenite privind comunicarea electronică a documentelor și folosirea semnăturii electronice.

Noi dispoziții legale Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 39/2020, publicată in Monitorul Oficial nr. 281 din 3 aprilie, aduce o serie de precizări cu privire la cadrul legal de utilizare a documentelor în formă electronică, semnate cu semnatură electronică, emise de autoritățile publice sau, după caz, de contribuabili, respectiv operatorii economici.

Orice document care este semnat cu semnatură electronică de către o autoritate este asimilat unui document pe hârtie semnat cu semnătură olografă, eliberat în mod tradițional până în prezent. În același timp, autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să accepte documente în formă electronică semnate cu semnătură electronică, prezentate de operatorii economici.

Fiecare autoritate sau instituție publică va decide, totuși, ce tip de semnatură electronică va accepta pentru semnarea documentelor transmise pe cale electronică.

Aceste precizări trebuie publicate de fiecare autoritate și instituție publică în parte, pe site-ul propriu.

Comunicarea documentelor va fi făcută prin intermediul portalului fiecărei autorități sau, dupa caz, pe e-mail. Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) a fost desemnat să furnizeze autorităților și instituțiilor publice servicii de certificare calificată pentru semnarea electronică a documentelor eliberate.

O procedură de lucru este în curs de elaborare, urmând să detalieze modalitatea de comunicare pe cale electronică cu autoritățile și instituțiile publice.

Semnatura electronică : ce este ?

Baza legală pentru utilizarea în România a semnăturii electronice este reprezentată de Legea nr. 455/2001 privind regimul juridic al semnăturii electronice și documentelor electronice și Regulamentul European 910/2014 (cunoscut și sub numele de Regulamentul eIDAS).

Astfel, potrivit Legii nr. 455/2001, există două tipuri de semnătură electronică:

• Semnatura electronică simplă

O astfel de semnatură se poate regăsi sub diferite forme, de exemplu : (i) semnatura manuscrisă aplicată pe un document care este ulterior scanat și transferat pe cale electronică ; (ii) o bifă aplicată într-o casetă specială într-un un formular disponibil online pe un site de internet, pentru aprobarea, de exemplu, a unor termeni și condiții, etc.

Această semnatură are, totuși, o forță probatorie scăzută, pentru că nu oferă posibilitatea identificării fără echivoc a semnatarului.

• Semnatura electronică extinsă

Nivelul de securitate al semnăturii electronice extinse este superior celui conferit de semnătura simplă.

Acest tip de semnatură trebuie să indeplinească, cumulativ, următoarele condiții :

• este legată în mod unic de semnatar;
• asigură identificarea semnatarului;
• este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar (este realizata direct de pe dispozitiv de semnatar – calculator, tableta etc);
• este legată de datele în formă electronică, la care se raportează astfel încât orice modificare ulterioară a acestora poate fi identificată;

La rândul său, Regulamentul eIDAS prevede 3 tipuri de semnatură electronică, astfel:

1. Semnatura electronică simplă – cel mai scăzut nivel de securitate; acest tip de semnatură se regăsește și în legislația națională;
2. Semnatura electronică avansată – cu un nivel de securitate mediu;
3. Semnatura electronică calificată – cel mai ridicat nivel de securitate; este asimilată semnăturii electronice extinse prevăzute de Legea națională nr 455/2001.

De menționat că semnătura electronică calificată are valoarea unei semnături olografe în statele membre ale UE, în timp ce semnătura electronică avansată nu are o astfel de caracteristică.

Astfel, în opinia noastră, în raporturile cu implicații juridice reduse pot fi utilizate cu precădere semnătura electronică simplă și semnătura electronică avansată.

Totuși, pentru a evita orice contestare privind validitatea semnăturii utilizate, este de preferat să se folosească o semnătură electronică extinsă (calificată în accepțiunea Regulamentului eIDAS).

De notat că în prezent în România anumite instituții publice, precum Registrul Comerțului, ANAF sau Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă și-au digitalizat total sau parțial serviciile, oferind posibilitatea de a transmite și primi certificate sau alte documente sub formă electronică.

Astfel, de exemplu, se pot cere și obține de la Registrul Comerțului certificate și alte documente necesare societăților în activitatea curentă, se pot depune cereri pentru operarea de modificări societare, prin transmiterea unui dosar electronic, prin intermediul portalului dedicat. Registrul Comerțului cere persoanelor interesate o semnătură electronică extinsă (sau calificată, conform Regulamentului eIDAS, adică semnătura considerată a avea cel mai ridicat nivel de securitate). ANAF acceptă la rândul său semnătura electronică pe documentele fiscale comunicate pe cale electronică.

Semnătura electronică poate fi folosită și pentru depunerea documentelor necesare obținerii indemnizațiilor de șomaj tehnic, în conformitate cu Ordinul nr. 342/2020 aprobat de Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă. O semnatură electronică calificată (sau extinsă) este, de asemenea, necesară în vederea depunerii unui dosar pentru obținerea Certificatului de Situație de Urgență eliberat de Ministerul Economiei, Energiei și Mediului de Afaceri, certificat în baza căruia persoanele juridice pot beneficia de anumite facilități fiscale și credite garantate de stat, în contextul pandemiei Covid-19. În România există operatori care pot furniza aceste semnături electronice și care sunt agreați de autorități.

Lista lor poate fi găsită pe site-ul Comisiei Europene la adresa https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO.

De reținut, totuși, că orice operator autorizat la nivelul UE poate fi ales, indiferent de țara de proveniență; lista acestora fiind și ea disponibilă pe site-ul Comisiei europene (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/ ).

Digitalizarea relației dintre cetățean, operator economic și autorități urmează, iată, o traiectorie care era așteptată de mult timp, iar impactul său va fi cu atât mai important cu cât autoritățile, inclusiv autoritățile locale, vor fi în măsură să ofere servicii online esențiale, cum ar fi, de exemplu, certificate de urbanism sau altele.